خالد سمير: نمط جديد للإدارة.. «النمذجة ذات المستويات المتعددة»

العالم الاقتصادي – خالد سمير

قديماً تعلمنا أن هناك طريقتين للإدارة العليا؛ الإدارة بالتنظيم الهرمى Vertical Organization المعروفة للجميع، وهى قديمة قدم الأهرامات؛ حيث يتخذ رئيس الشركة أو العضو المنتدب، جميع القرارات، ويقوم المديرون ببساطة بتنفيذ تفويضات الشركة.

«المسافة الزمنية بين جمع المعلومات وإيصالها لرأس المؤسسة، ومن ثم دراستها، واتخاذ القرارات بعد تحليلها، مدة زمنية طويلة ومعقدة وتفتقد للأسس الحديثة للإدارة».

النوع الثانى؛ وهو الإدارة بالتنظيم المسطح Flat Organization، وهو نظام يقرب بين الإدارات بعضها البعض وبين متخذى القرارات، ويعطى العديد من الصلاحيات للإدارة الوسطى Delegate more، ويحد من العديد من المشاكل المتعلقة بالنظام الهرمى للإدارة العليا.

وهناك فرق كبير بين هذين النمطين؛ فالمنظمة الهرمية تهتم بتركيز السلطة، وتستأثر بكل القرارات التى تتم غالباً من خلال رأس الهرم التنفيذى، وهذه الطريقة تؤدى إلى تدفق مستمر من المديرين إليه، يطلبون منه أو منها اتخاذ القرارات الفورية، ويسمى هذا العرف (إطفاء حرائق التشغيل Firefighting model)، ويؤدى بالطبع إلى خلق نقطة اختناق مركزية فى منتهى الخطورة Bottle neck.

ونحن فى أشد الحاجة لنتخلص من الأنماط الحالية للنظم الإدارية، الحياة التى نحياها هى خليط معقد للغاية من عدم اليقين، والغموض، والتعقيد، نحن نعيش فى عالم الفوكا VUCA world والذى يصاحبه ضغط رهيب نحو التحول الرقمى أو دعونا نسمى الأمور بمسمياتها الحقيقية، وهى «خطة لتباعد خطوط التماس البشرية».. نعم التحول الرقمى هو فى الأساس لإبعاد البشر عن بعض؛ للحد من الفساد، وتحسين الأداء؛ بحثاً عن نتائج أفضل.

عالم VUCA الفوكا المصاحب للتحول الرقمى، يطرح العديد من التحديات لتصميم الهياكل التنظيمية الجديدة، قديماً بُنى التصميم على أساس الاستجابة لمشاكل وتحديات واضحة، ومن المتوقع علاجها بطريقة واضحة وفى مدة زمنية محددة.. المرونة Agility لم تعد كافية للتغلب على تحديات العالم الذى نحياه حالياً.

ومن الطبيعى أن نشجع المنظمات على أن تصبح أكثر مرونة وقدرة على التكيف مع الظروف المتغيرة، ونقول لها إما التكيف وإما الموت، وقد تبدو المناهج التقليدية للتخطيط الاستراتيجى والتحليل وتحديد الأهداف، واتخاذ القرار بعيدة كل البعد عن عالمنا الديناميكى المتسارع، والذى لا يمكن التنبؤ به.

المفارقة الغريبة هو أنه فى حين أنَّ المؤسسات لا تستطيع التنبؤ بالمستقبل القريب والبعيد «الأمثلة القريبة تؤكد ذلك، وأشهر مثال هو موجة التضخم الرهيبة الناتجة عن عدم قدرتنا على توقع موعد عودة الحياة إلى طبيعتها بعد أحداث وباء كوفيد- 19»، يبدو لنا أنَّ عالم التحليل والتخيل imagination society الذى نعيشة حالياً أكد بوضوح أنَّ التعلم هو طوق النجاة.

ولكن كيف يمكن للمؤسسات تصميم الهياكل التنظيمية التى تحقق حلقات التغذية الراجعة Feedback loops التى تستفيد من المعرفة الموزعة على جميع الأقسام؟.. كيف يمكنها تحديد وتحقيق أقصى استفادة من الشبكات اللامركزية غير المملوكة للمؤسسة، والتى قد تتغير بسرعة مع مرور الوقت؟

نؤمن بشدة بأن الشركات بكل أنواعها يجب أن تتحول لنمط جديد للغاية للإدارة والذى يمكن أن نطلق عليه «النمذجة متعددة المستويات Multilevel-modeling» والذى يسمح للإدارة بأن تتشكل وفق نتائج الأعمال والتى تستخدم التحول الرقمى Full digital Transformation كأداة للتأقلم السريع مع احتياجات السوق.

تخيلوا معى أن بعضاً من المؤسسات الناجحة التى تعتمد نمط «منظمة مسطحة Flat organization»؛ حيث يتخذ المديرون بالإدارات المتوسطة العديد من القرارات التشغيلية؛ حيث يقوم فريق الإدارة والمالك فقط بمراجعة النتائج أو مناقشة المشكلات، وهذا هو ما يحدث حالياً، ولكن علينا أن نتخيل سرعة العالم الرقمى ومخاطر الانتظار لموعد اللقاء الأسبوعى وخلافه من المفردات التى لا تناسب المستقبل على الإطلاق.

النمطان «النمط الهرمى والنمط المسطح» يفترضان أن المعلومات تتداول داخل حدود المنشأة ومن خلال الخطوط التى يرسمها المدير، ولكن الحقيقة غير ذلك بالمرة.

«نموذج تعدد المستويات Multilevel-modeling» هو أشبه بإدارة المعلومات داخل ما يسمى الـMachine learning؛ حيث يتم تنسيق المعلومات بطريقة مختلفة تماماً عن الحياة الطبيعية التى نحياها.

الإدارة الحديثة ستسمح بفهم عميق لكيفية إدارة المعلومات والتى تتواجد خارج المؤسسة بشكل أساسى والتى يتم تحليلها «فى الأغلب» خارج المؤسسة أيضاً.

التغيير الذى ندعو إليه يشمل كل مناحى وأسس الإدارة، بداية بالتوصيف الوظيفى والتسلسل الهرمى للوظائف وتسلسل جداول المرتبات والحوافز والترقى وجداول المعاشات.

إنَّ التغيير الذى نراه بشكل واضح جداً والذى يجب أن ننفذه بشكل سريع لنتجنب الكارثة التى يمكن أن نطلق عليها «كارثة الصدمة الرقمية» Digital-crash، وسأكتفى بسرد التوصيف الوظيفى Job Role

وتسلسل جدول المرتبات Salary scale لتوضيح المقصود.

باختصار شديد، لقد اعتدنا أن نحدد وصفاً دقيقاً مكتوباً لكل وظيفة ونطلب منه / منها القيام بأدائها، ونستخرج منها مؤشرات النجاح Critical success Indicator والتى على أساسها نطلق ما يسمى (مؤثرات التطور والتنمية Incentive system)، كل ذلك ووفق العالم الرقمى سيتم تغييره بالكامل أو قل سيتم دفنه بالكامل فى عالم ما قبل التحول الرقمى والذى يشبه بيئة الإنسان الأول، مقارنة بحياتنا الحالية.

العالم الحديث مختلف تماماً، فالاستقبال Reception desk تم الاستغناء عنه وإدارة المعلومات Information desk لم يعد لها أى أهمية والخزينة ستختفى بالكامل وقسم التحصيل collection system أصبح فى خبر كان وإدارة الفواتير المتهالكة سارعت نحو الذكاء الاصطناعى Artificial Intelligence والتعاقدات الذكية ستتم من خلال التطبيقات الذكية للبلوكتشين Block chain.

فهل من الممكن أن يكون لدى أى مدير مثل هذه النوعية من العقود الذكية Smart Contract ثم يرفض استخدامها أو يؤجل استخدامها، العقود الذكية Smart Contract هى ببساطة عبارة عن برامج مخزنة والتى يتم تشغيلها باستخدام البلوكتشين عند استيفاء شروط محددة مسبقاً، ويتم استخدامها عادةً لأتمتة Automation تنفيذ الاتفاقية بحيث يمكن لجميع المشاركين أن يتأكدوا على الفور من النتيجة، دون تدخل أى وسيط أو ضياع للوقت.

وسنجد أنفسنا، أيضاً، أمام نوع جديد من المسار الوظيفى Career Path بمرتبات مختلفة تماماً، وربما نجد ولأول مرة المدير يحصل على مرتب متوسط وليس أعلى مرتب برأس الهرم.

ويجب تشجيع بيئة الأعمال، ولا نقول تشجيع المديرين، نحو التحول الرقمى الذى يجب أن يكون فورياً، بمعنى أن التحول يجب أن يكون صادماً وليس تدريجياً، لم يعد التحول التدريجى بين المستويات الثلاثة المعروفة «Digitization وDigitalization وDigital Transformation» كافياً لنصل إلى النتائج المرجوة.

ومن المؤكد أنه لا وجود للتحول الرقمى بدون رقمنة للورق والعمليات. ومن المؤكد، أيضاً، أنَّ التحول الرقمى يحتاج إلى بيئة حاضنة مؤمنة بفائدة التحول الرقمى وقادرة على تجهيز كل ما يتطلب، ومن المؤكد أيضاً أن ذلك يجب أن يتم بمدة زمنية سريعة ومن خلال خبراء من خارج المؤسسة وإلا فالإفلاس نصيبك لا محالة.

وعلينا أن نجازف ونجرب النمط الجديد للإدارة، ويجب دعم كل المؤسسات فى جهودها وتشجيعها على المحاولة لمرات متعدد حتى الوصول إلى تحقيق النجاح.

عالم الأعمال Businesses فى منافسة شديدة للبقاء وفى منافسة شديدة للبحث عن المواهب واستيعابهم داخل المؤسسات، ونحن نؤمن بأن التحول الرقمى هو مسمى آخر لبيئة الموهوبين.

ونصيحتنا وبكل بساطة هى «ابحث عن المواهب داخل شركتك وأطلقها لتمارس الشكل الحديث للإدارة وتطبق التحول الرقمى وتدرس تأثيره على بيئة الأعمال بسرعة وبمرونة كاملة نحو النمط الجديد للإدارة والذى نسميه «النمذجة متعددة المستويات Multilevel-modeling».

ونقدم تصوراً ابتدائياً لتنفيذ النمذجة متعددة المستويات والتى نقترحها كبديل فعال والتى نلخصها فى النقاط التالية:

أولاً: ابدأ بدورات مكثفة لضمان مشاركة الجميع رؤية ورسالة وأهداف المؤسسة Communicate your vision.

ثانياً: قم بتكوين فريق الموازنة واستخدم طريقة من أسفل إلى أعلى Bottom-up approach.

ثالثاً: قم بتكوين فريق النمذجة Modelling Team من تخصصات أربعة أساسية وهى الاقتصاد والمالية/ القانونية والأسواق والتشغيل.

رابعاً: كون الفريق المتكامل من فريقى النمذجة والموازنة لتحديد المؤثرات Drivers والتى تحدث تغييراً مؤثراً على الأعمال وعليهم أيضاً إصدار خارطة المخاطر Risk map والتى سنستخدمها لاحقاً فى تحليل كل نموذج. خامساً: جهز عدداً من نماذج الموازنة التشغيلية لا تقل عن خمسين نموذجاً وبكل نموذج حدد بوضوح المؤثرات وفق كل فرضية من فرضيات الموازنة.

سادساً: كون فريق إدارة يرتبط بكل نموذج من النمذجة السابق ذكرها بحيث يتناسب شكل الإدارة Organization chart مع كل نموذج والذى يتغير ويتبدل بشكل ضخم وفق النموذج الناتج ما بين المستهدف والواقع.

أحداث وباء «كورونا» أوضحت أنَّ قطاع الرعاية فى أثناء الجائحة يجب أن يُدار من خلال متخصصى الصحة العامة والوقاية بدلاً من متخصصى العلاج والطب التقليدى والدول التى استجابت بسرعة لهذا الموضوع هى التى نجحت فيما فشل فيه الآخرون. والمؤسسات ستجد نفسها أمام تحدٍ كبير يتمثل فى قدرتها على قبول ثقافة جديدة تتمثل فى تغيير الهرم الوظيفى والتشغيلى بشكل يحقق لها المرونة الكافية لتحقيق النجاح والتكيف مع المتغيرات.

أ.د خالد سمير، عضو مجلس إدارة غرفة مقدمى الخدمات الصحية للقطاع الخاص والعضو المنتدب لمستشفيات «دار العيون» ومؤسس ورئيس مجلس إدارة شركتى «تشاور للاستشارات» و«أوبريتر للتشغيل»