يعرض الخبير المالي فلاد روس وهو محاسب قانوني في إحدى الشركات الكبرى إطاراً مبسطاً لأصحاب الأعمال لإعداد ميزانية فعالة، وذلك في مقالة نشرها مجلس التمويل في مجلة “فوربس”.
ويرى روس أن الميزانيات “قد تكون طموحة أو صارمة، لكنها في النهاية إطار لطريقة إنفاق النقد في المستقبل”، مؤكداً أنها مسألة “تتحسن مع الخبرة”.
ويشير الكاتب إلى أن جوهر الميزانية يقوم على استخدام بيانات واقعية، وتبسيط نفقات الشركة، وتقييم تأثير المبيعات على التكاليف، مع تحديث مستمر كل فترة زمنية قصيرة.
البدء ببيان الأرباح والخسائر لتأسيس الميزانية
ويوصي روس بالانطلاق من بيان الأرباح والخسائر الحالي، لأنه يتضمن “ملخصاً للدخل والمصروفات”.
وإذا كان صاحب العمل ينشئ ميزانية شهرية فعليه حساب المتوسط لآخر 6 إلى 12 شهراً أما من لا يمتلك نظام محاسبة فيجب أن “ينشئ بياناً يدوياً لشهر أو شهرين”، لأن وجود بيانات تاريخية فعلية هو “أفضل طريقة للبدء”.
دمج النفقات في 5 إلى 7 فئات رئيسية
ويوضح التقرير أن الشركات قد تتابع عشرات البنود المحاسبية، وذلك يستدعي دمج النفقات في 5 إلى 7 فئات رئيسية لزيادة المرونة.
ويقترح روس دمج بنود مثل “الأجور والضرائب والمزايا” في بند رواتب واحد ويؤكد أن هذه الفئات يجب أن “تنسجم مع محركات التكلفة الأساسية” في النشاط التجاري.
إضافة بيانات مالية لا تظهر في بيان الأرباح والخسائر
ويلفت التقرير إلى أن بيان الأرباح والخسائر لا يوضح كل حركة النقد، فمثلاً “أقساط سداد القروض لا تظهر فيه”، رغم أنها مخرجات نقدية مهمة.
ويوصي الكاتب بمراجعة “قائمة التدفقات النقدية” لتتبع كل التدفقات الداخلة والخارجة، كما يشدد على ضرورة إدراج الضرائب في الميزانية لأن كثيراً من الشركات الأميركية لا تدفعها مباشرة بل يدفعها المالك، وذلك يجعل الضرائب غير ظاهرة في السجلات المالية.
معرفة النفقات التي تنمو مع المبيعات
ووفقاً للتقرير يجب على صاحب العمل تحديد أي النفقات تتغير مع الإيرادات وأيها ثابت فالإيجار مثلاً “لن يتغير على المدى القصير”، بينما مبيعات أعلى تعني ارتفاع “تكلفة البضاعة المبيعة”، ويدعو روس إلى تحليل كل فئة لمعرفة ارتباطها بحجم المبيعات.
توقع الأرقام من 3 إلى 12 شهراً وتحديثها دورياً
ويشير التقرير إلى أن صاحب النشاط يجب أن يحدد المدة الزمنية للتوقع: شهر واحد لمن يريد رؤية قصيرة المدى، أو 12 شهراً للحصول على تصور سنوي، لكن روس يشدد على أن الميزانية يجب أن تُحدَّث كل “شهر إلى 3 أشهر” لضمان واقعيتها.
ويختتم الكاتب مؤكداً أن فهم حركة النقد هو “أفضل وسيلة” لإدارة الأعمال، كما ينصح بأن يشارك صاحب الشركة ذاته في إعداد الميزانية، حتى لو استعان بمحاسب خارجي ويضيف: “لا تقلق إذا لم تكن ميزانيتك الأولى واقعية كرّر العملية واسعَ للتحسن في كل مرة”.
